Skoro na większość interesujących ofert pracy odpowiada wielu, często równie dobrze dopasowanych do wymagań konkretnej oferty kandydatów, to pracodawcy mogą nam w trakcie procesu rekrutacji stawiać czasochłonne w realizacji żądania, a więc na przykład wymóg wysłania listu motywacyjnego. Jeśli w odpowiedzi na ofertę pracy, w której proszono także o list motywacyjny (aplikacyjny) wyślemy jedynie swoje CV, jest bardzo prawdopodobne, że co najmniej kilku innych równie dobrych kandydatów (a może i lepszych od nas) załączy do swoich dokumentów aplikacyjnych także napisane specjalnie pod tę ofertę listy motywacyjne. W takim wypadku rekruter najprawdopodobniej nie zaprosi nas na rozmowę kwalifikacyjną.




Dobrze napisany list motywacyjny może wyróżnić nas spośród innych kandydatów – brak takiego listu aplikacyjnego lub jego bardzo nieodpowiednia forma mogą skutecznie pozbawić nas możliwości spotkania z pracodawcą.

Nie ma powodu postrzegać list motywacyjny tylko jako zło konieczne. Jeśli przed napisaniem listu motywacyjnego dobrze zastanowimy się nad naszą dotychczasową ścieżką zawodową i zdobytym doświadczeniem – a także dość dokładnie określimy nasze dalsze cele zawodowe i to, czego chcielibyśmy się jeszcze nauczyć i w jakim kierunku dalej rozwijać – to lepiej wypadniemy podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej. Mamy także większą szansę, że praca, którą ostatecznie zdobędziemy, będzie w większym stopniu odpowiadać naszym predyspozycjom, zainteresowaniom i aspiracjom.

Jeśli wyślemy nasze CV z poprawnie i ciekawie napisanym listem motywacyjnym do przedsiębiorstw, które nie zamieszczały ostatnio ogłoszeń z ofertami pracy, zwiększamy szanse na to, że w przyszłości któraś z tych firm odezwie się do nas zanim opublikuje w mediach ofertę pracy. Ponadto jedną z metod poszukiwania pracy, szczególnie popularną wśród świeżo upieczonych absolwentów, jest wysyłanie swoich dokumentów aplikacyjnych  „w ciemno” do działów personalnych różnych organizacji – samo CV w takim przypadku raczej nie wystarczy…

Nawet jeśli miewamy wątpliwości, czy listy motywacyjne są w ogóle czytane przez rekruterów, to możemy być prawie pewni, że nasz wydrukowany list motywacyjny znajdzie się na biurku rozmówcy podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a w trakcie tego spotkania możemy być także poproszeni o bardziej dokładne omówienie niektórych opisanych w nim kwestii.

Główne cele listu motywacyjnego z punktu widzenia pracodawcy:

• list motywacyjny powinien dostarczać rekruterowi odpowiedzi na pytania/ oczekiwania zawarte w ofercie pracy. Informuje go, na jakie stanowisko aplikujesz, jak to uzasadniasz i dostarcza wstępnej odpowiedzi, czy się na nie nadajesz

• list motywacyjny (zgodnie ze swą nazwą) powinien wyjaśniać motywacje obydwu stron – po pierwsze, dlaczego kandydat chce pracować w danej firmie na określonym stanowisku (czy w danej branży lub w określonego rodzaju zawodzie, jeśli listy aplikacyjne wysyłamy do agencji doradztwa personalnego, a nie do konkretnego przedsiębiorstwa) – po drugie, dlaczego pracodawca powinien zatrudnić daną osobę

• rekruterzy często po wstępnej selekcji kandydatów dokonanej na podstawie ich CV dokonują kolejnej selekcji na podstawie listów motywacyjnych – powinny one zatem uzupełniać CV. Mogą być w nich opisane np. przyczyny zmiany pracy, zakres dotychczasowych obowiązków, jeśli odpowiadają charakterowi pracy, o którą się staramy, czy też jakieś szczególne osiągnięcia. Listy motywacyjne na wstępnym etapie procesu rekrutacji najczęściej uważnie czytane są wtedy, kiedy nasz życiorys zawodowy nie całkiem odpowiada pożądanemu profilowi pracownika na dane stanowisko

• listy motywacyjne dostarczają informacji o kompetencjach komunikacyjnych kandydatów – w przypadku coraz większej ilości zawodów bardzo ważna jest umiejętność sprawnego wypowiadania się na piśmie, a więc dobrze napisany LM może być postrzegany jako nasz atut w procesie rekrutacji

• forma LM dostarczy rekruterowi również informacji na ile jesteśmy zaangażowani w poszukiwanie pracy i ile wysiłku w to wkładamy. List motywacyjny dostarcza także pośrednich informacji o kandydacie – czy jest to osoba uporządkowana, czy używa specjalistycznego dla danej branży słownictwa, czy dba o estetykę sporządzanego przez siebie dokumentu

• często LM dostarcza pracodawcy informacji o oczekiwaniach kandydata związanych z charakterem pracy, jakie czynniki najbardziej motywują go do działania i w jakim otoczeniu najlepiej funkcjonuje.

List motywacyjny – podstawowe zasady pisania

List motywacyjny powinien zawierać u góry z lewej strony dokumentu nasze imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, takie jak adres poczty elektronicznej i numer telefonu, pod którym jesteśmy dostępni.  U góry z prawej strony umieszcza się miejscowość i datę, a poniżej adresata (najlepiej, gdy wymienimy go z imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji) oraz nazwę i adres przedsiębiorstwa.

Tuż za typową formułką grzecznościową typu „Szanowny Panie” pierwszy akapit LM powinien zawierać informacje, na jakie stanowisko kandydat aplikuje i czy jest to odpowiedź na ogłoszenie, a jeśli tak, to na jakie; czy też kandydat o wakacie dowiedział się w inny sposób. Duże firmy zazwyczaj równolegle prowadzą kilka procesów rekrutacji, dlatego też tych informacji nie może zabraknąć w liście motywacyjnym.

W drugiej części listu motywacyjnego przedstaw swoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe w taki sposób, aby w jak największym stopniu nawiązywały do treści danej oferty pracy. Nie powtarzajmy jednak słowo w słowo całych fragmentów naszego CV – skoncentrujmy się na tych istotnych dla danego stanowiska pracy umiejętnościach praktycznych, elementach wykształcenia oraz cechach osobistych.

Kiedy chcemy zmienić nie tylko pracodawcę, lecz także sam zawód i staramy się o pracę, której obecnie nie wykonujemy, w liście motywacyjnym powinniśmy opisać te doświadczenia zawodowe z przeszłości, które w największym stopniu związane są z charakterem oferowanego stanowiska pracy. W takim przypadku w LM więcej miejsca możemy też poświęcić naszemu wykształceniu i cechom osobistym, jeśli są zgodne z wymaganiami określonej pracy.

Warto chwalić się sukcesami, np. awansami, szczególnymi osiągnięciami i przeprowadzonymi z powodzeniem własnymi inicjatywami, jednak oczywiście powinniśmy zachować w tym pewien umiar i wyczucie sytuacji. Przede wszystkim pozwól odczuć rekruterowi czytającemu Twój list motywacyjny, że dobrze wiesz, jakie są oczekiwania wobec pracownika na danym stanowisku oraz znasz specyfikę określonego przedsiębiorstwa i rynku, na którym działa.

W zakończeniu LM podziękuj czytającemu za uwagę, podkreśl swoje zainteresowanie daną ofertą pracy i wyraź gotowość do spotkania się na rozmowie kwalifikacyjnej. Jeśli w CV nie starczyło miejsca na wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, list motywacyjny powinien zawierać tą klauzulę – to oświadczenie lepiej jednak wpisywać do CV.

Podstawowe błędy w listach motywacyjnych

• List motywacyjny posiada treść niewłaściwie  dopasowaną do wymagań konkretnego ogłoszenia o pracę i pracodawcy

• Korzystanie ze ściągniętych z internetu wzorów LM bez dokonywania w nich własnych zmian pod kątem każdej oferty pracy z osobna. Profesjonalni rekruterzy zazwyczaj dobrze znają najbardziej popularne w Internecie wzory listów i sformułowania…

• Wysyłanie jednego wzoru listu motywacyjnego – choćby i własnoręcznie napisanego – do wielu pracodawców w odpowiedzi na wiele, często różniących się od siebie ofert pracy. List motywacyjny skierowany do wszystkich ostatecznie może trafić do nikogo

• List motywacyjny nie zawiera informacji, na jakie ogłoszenie jest odpowiedzią i jakiego stanowiska pracy dotyczy. Brak podania nr referencyjnego, jeśli w ogłoszeniu byliśmy o to proszeni. (Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych firm, które często prowadzą jednoczesne rekrutacje na wiele stanowisk pracy.)

• List nie zawiera uzasadnienia, dlaczego kandydat zdecydował się odpowiedzieć na określoną ofertę pracy; zbyt słabe uzasadnienie, czemu kandydat dobrze nadaje się na dane stanowisko pracy; błędem jest także, gdy treść LM wskazuje, że kandydat nie zna dobrze specyfiki danego stanowiska pracy lub branży, w której działa przedsiębiorstwo

• Pomijanie w listach motywacyjnych własnych sukcesów i osiągnięć zawodowych

• Przedstawianie swoich zalet za pomocą wyświechtanych zwrotów: kreatywny, ambitna, szybko uczący się, pracowita, odporny na stres, etc., jeśli nie uzasadniamy tego w liście motywacyjnym na podstawie konkretnych przykładów

• Zbyt obszerne podawanie informacji, które nie mają związku z wymaganiami konkretnego stanowiska pracy; nadmierna szczegółowość i przekraczanie objętości jednej kartki A4 zapisanej standardowej wielkości czcionką

• List motywacyjny powtarza słowo w słowo całe fragmenty CV.

list motywacyjny – przykłady – Przykładowe LM