Zanim zaczniesz pisać list motywacyjny w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, przeczytaj uważnie tę ofertę pracy i zrób listę tych swoich umiejętności nabytych w ramach praktyki zawodowej, jak i związanych z otrzymanym wykształceniem, które bezpośrednio odpowiadają wymaganiom stawianym przez pracodawcę. List motywacyjny w centralnej części powinien odnosić się do tych umiejętności oraz do wynikających z nich korzyści dla pracodawcy. Dobrym pomysłem jest wymienić konkretne zdarzenia, kiedy z powodzeniem wykorzystaliśmy swoje określone umiejętności – wbrew pozorom, kandydaci rzadko opisują swoje konkretne osiągnięcia w listach motywacyjnych.
Listy motywacyjne muszą zawierać u góry z lewej strony dokumentu nasze imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, takie jak adres poczty elektronicznej i numer telefonu, pod którym jesteśmy dostępni. U góry z prawej strony umieszcza się miejscowość i datę, a poniżej adresata (najlepiej, gdy wymienimy go z imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji) oraz nazwę i adres firmy.
Tuż za typową formułką grzecznościową typu „Szanowna Pani” pierwszy akapit listu powinien zawierać informację, na jakie stanowisko kandydat aplikuje i czy jest to odpowiedź na ogłoszenie, a jeśli tak, to na jakie; czy też kandydat o wakacie dowiedział się w inny sposób. Duże firmy zazwyczaj równolegle prowadzą kilka procesów rekrutacji, dlatego też tych danych nie może zabraknąć w liście motywacyjnym.
W drugiej części LM przedstaw swoje wykształcenie i doświadczenie zawodowe w taki sposób, aby w jak największym stopniu nawiązywały do treści danej oferty pracy. Nie powtarzajmy jednak słowo w słowo całych fragmentów naszego CV – skoncentrujmy się na tych istotnych dla danego stanowiska pracy umiejętnościach praktycznych, elementach wykształcenia oraz cechach osobistych.
Kiedy chcemy zmienić nie tylko pracodawcę, lecz także sam zawód i staramy się o pracę, której obecnie nie wykonujemy, w liście motywacyjnym powinniśmy opisać te doświadczenia zawodowe z przeszłości, które w największym stopniu związane są z charakterem oferowanego stanowiska pracy. W takim przypadku w liście aplikacyjnym więcej miejsca możemy też poświęcić naszemu wykształceniu i cechom osobistym, jeśli są zgodne z wymaganiami określonej pracy.
Warto chwalić się sukcesami, np. awansami, szczególnymi osiągnięciami i przeprowadzonymi z powodzeniem własnymi inicjatywami, jednak oczywiście powinniśmy zachować w tym pewien umiar i wyczucie sytuacji. Dla pracodawcy bowiem często najbardziej odpowiednim kandydatem będzie ten dostatecznie dobry na dane stanowisko, a niekoniecznie typ gwiazdy, który jest najlepszy ze wszystkich w określonej dziedzinie. Taki „dobry” kandydat sprawia wrażenie, że będzie dobrze wypełniał powierzane mu obowiązki, a jednocześnie nie będzie miał wygórowanych wymagań i łatwo dostosuje się do norm obowiązujących już w firmie. Daj także odczuć rekruterowi czytającemu Twój list motywacyjny, że dobrze wiesz, jakie są oczekiwania wobec pracownika na danym stanowisku oraz znasz specyfikę określonego przedsiębiorstwa i rynku, na którym działa.
W zakończeniu LM podziękuj czytającemu za uwagę, jeszcze raz podkreśl swoje zainteresowanie daną ofertą pracy i wyraź gotowość do spotkania się na rozmowie kwalifikacyjnej. Jeśli w CV nie starczyło miejsca na wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, wtedy list powinien zawierać tą klauzulę – oświadczenie to lepiej jednak wpisywać do CV.
Pisz list motywacyjny w sposób jasny i zrozumiały, nie unikaj jednak słownictwa związanego z daną branżą lub zawodem. Dzięki temu zwięźlej sformułujesz swój dokument, który nie powinien przekraczać jednej strony A4, a pracodawcy będzie łatwiej wyrobić sobie opinię, że posiadasz odpowiednie kwalifikacje.
Nie warto zbytnio koloryzować, dodając sobie w liście motywacyjnym umiejętności, których nie posiadamy i sukcesów zawodowych, których nie osiągnęliśmy. Być może zwiększymy w ten sposób szansę, że zostaniemy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, lecz jeśli w trakcie tego spotkania nie będziemy w stanie wiarygodnie tego omówić i uzasadnić, okaże się, że tylko straciliśmy swój czas.
Najlepszą metodą będzie takie opisywanie swoich atutów, aby pracodawca wyrobił sobie przekonanie, że nasz list motywacyjny jest swojego rodzaju ofertą biznesową skrojoną pod jego specyficzne potrzeby i nasza aplikacja nie jest przypadkowa. Należy uwypuklać korzyści jakie pracodawca będzie miał zatrudniając Ciebie, a później dopiero przedstawiać swoje własne oczekiwania związane z dalszym rozwojem zawodowym.
List motywacyjny nie będący odpowiedzią na konkretne ogłoszenie
LM pisane są także wtedy, kiedy kandydaci zgłaszają swoje oferty do firm, które nie zamieszczały ogłoszeń o pracę w interesującej ich dziedzinie lub kiedy wysyłają swoje aplikacje do agencji doradztwa personalnego lub agencji pracy tymczasowej. Takie listy motywacyjne powinny mieć wtedy inną formę od listów będących klasyczną odpowiedzią na ogłoszenia o pracę.
List motywacyjny wysyłany do konkretnej firmy „w ciemno” powinien wyjaśniać, czemu jesteśmy zainteresowani określonym przedsiębiorstwem, jaką mamy na jego temat wiedzę, w jakim dziale chcielibyśmy pracować i do jakiego rodzaju pracy jesteśmy najlepiej przygotowani.
Oczywiście tak samo, jak w przypadku typowego listu aplikacyjnego pisanego w odpowiedzi na ogłoszenie, należy podkreślać swoje dotychczasowe doświadczenia zawodowe lub organizacyjne oraz wykształcenie i posiadane predyspozycje w zakresie, w jakim najbardziej odpowiada charakterowi pracy, którą w danej firmie jesteśmy zainteresowani. Trzeba uzasadnić, dlaczego możemy wnieść cenny wkład do firmy, a jej specyfika i branża, w której działa, nie są nam obce. Jeżeli mieliśmy kiedyś jakieś doświadczenia związane ze współpracą z firmą (np. w ramach praktyk) koniecznie trzeba to opisać podając zakres obowiązków i dat na początku listu motywacyjnego.
Jeśli wysłane przez nas dokumenty aplikacyjne nie zaowocują w danej chwili zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną, być może w przyszłości zostaną jeszcze wykorzystane przez rekruterów w trakcie prowadzonych przez nich kolejnych procesów rekrutacji. Dlatego też, kiedy piszemy list motywacyjny nie będący odpowiedzią na konkretne ogłoszenie, powinniśmy przedstawić w nim także obszar naszych ogólnych zainteresowań zawodowych (np. księgowość, dział prawny, sprzedaż).
Jeszcze inną formę będzie miał LM wysyłany do agencji doradztwa personalnego lub agencji pracy tymczasowej. Powinien on zawierać nie tylko informacje o naszych doświadczeniach zawodowych, wykształceniu i predyspozycjach, lecz także dotyczyć naszych oczekiwań wobec przyszłego pracodawcy i opisywać nasze cele zawodowe oraz planowaną ścieżkę kariery, a także branże, które nas interesują i preferowane stanowiska pracy.
